Transparencia de gastos de FW

Freak Wars es un evento benéfico y sin ánimo de lucro, motivos por los que creemos que debemos ser lo más transparentes posible en el apartado económico.

Para ello hemos elaborado este documento en el que podéis ver en qué nos gastamos el dinero, de dónde lo obtenemos, cuál es la diferencia entre gastos e ingresos, y cuál es la situación. Todo ello recalcando las actividades que se realizan sin compensación económica alguna.

Actividades no remuneradas

Son las actividades que se realizan y que no tienen cobertura económica. Y es que puede parecer algo sin importancia pero son la base organizativa de Freak Wars. Estas son dichas actividades:

  • Prototipado del evento: Tarea que realizamos con un año de antelación y donde dimensionamos las zonas de stands, torneos, ponencias, etc.
  • Producción del evento: Tarea diaria en la que se gestionan y concretan todos los aspectos del evento. Esto es convertir lo prototipado en algo concreto y cerrado. También conlleva la comunicación y negociación con Ayuntamiento y Madrid Destino.
  • Marketing y prensa: Son todas las tareas de promoción en redes sociales y también con medios, youtubers.... 
  • Factor social: Se trata de la gestión con otras entidades sociales y búsqueda de iniciativas benéficas.
  • Logística: Consiste en conocer y evaluar las condiciones técnicas del recinto, elaboración del plano, contratación de mobiliario, diseño de instalación eléctrica, etc. Además se realiza la posterior revisión y se realiza el papeleo necesario como es el boletín eléctrico.
  • Voluntariado: Se trata de la búsqueda y coordinación de voluntarios. Conlleva también la planificación durante el evento.
  • Comercial: Es la inmensa labor de encontrar entidades para cubir la zona comercial, encontrar patrocinios y colaboraciones. Se trata de un trabajo diario y es el más complicado de todos.
  • Juego organizado: Otra tarea casi diaria que consiste en encontrar torneos, organizarlos y coordinarlos.
  • Concursos: Conlleva la coordinación y organización de concursos así como la gestión de los jueces.
  • Diseño: La tarea de realizar toda la cartelería, flyers, revista, etc.
  • Ponencias: Conlleva la gestión de todas las ponencias, cursos, talleres, etc que se realizan, ajustando las horas, zonas, jueces, etc.
  • IT: Se trata del desarrollo de la página web, gestión de inscripciones, etc.
  • Stands benéficos, asociaciones y medios: Durante el evento todos estos tipos de stands tienen su espacio, mobiliario y electricidad de forma gratuita. Esto lo hacemos para potenciar el hobby y apoyar a entidades sociales.

Todas estas tareas las realizamos unas 6-7 personas que trabajamos día a día en Freak Wars, junto con otras seis personas que nos dan un apoyo habitual y que no percibimos ningún tipo de pago ni económico ni tampoco en especia. Durante el evento, el voluntariado hace también un fabuloso trabajo sin más remuneración que una camiseta, bocadillo y bebida.

¿Qué consideramos que recibimos a cambio? Simple y llanamente la satisfacción de ver el evento funcionando, de ayudar al hobby y a todas las entidades que lo rodean, y de ver cómo un hobby sano y social es posible. Además, el poder realizar una aportación benéfica a entidades sociales hace todo el esfuerzo tenga una doble compensación.

Ingresos FW

Los ingresos de Freak Wars llegan por tres vías:

  • Marcas colaboradoras: Es la principal fuente de ingresos de Freak Wars. En cada edición contactamos con empresas del sector para que expongan sus productos en stands (tanto físicos como virtuales), participen con actividades en el evento (demos, ponencias...), se promocionen a través de nuestros medios (redes sociales, newsletter...) o incluyan contenidos en nuestra revista (publicidad, contenidos patrocinados....).
  • Merchandising: en cada edición lanzamos diferentes productos (miniatura, camisetas, dados...) para que cualquiera pueda adquirirlo. Tras restar gastos de fabricación y envíos, en el caso de lo online, una pequeña parte va destinada al evento.
  • Donaciones: es una mínima parte de los ingresos, pero también es vital. Hablamos de las donaciones que realizan desinteresadamente particulares y empresas.

Los ingresos generales se dividen aproximadamente de la siguietne forma: cerca del 60% proviene de las marcas mientras que el 20% restante llega de merchandising y donaciones lo que en Freak Wars denominamos aportaciones.

Gastos FW

Hacer Freak Wars no es barato ni sencillo. Aunque las ediciones online - 2020 y 2021 - han sido infinitamente más económicas en cuanto a gastos, aquí nos queremos centrar en la edición física que realmente es la que nos compete.

A continuación hacemos un desglose de los principales gastos del evento:

  • Tiempo de la organización: Aunque nadie de la organización cobra por ello, si es cierto que el tiempo es uno de los gastos intangibles más importantes.
  • Alquiler espacio: contar con un espacio que reúna las condiciones adecuadas para la realización del evento no es sencillo.
  • Alquiler mobiliario: mesas, sillas, espacios de ponencias, escenario.
  • Cartelería, señalización y marketing: todo para que hacer entender la mecánica del evento.
  • Actividades: concursos y torneos requieren un presupuesto para su organización y premios.
  • Seguros y papeleos: burocracia necesaria para la seguridad de todos.
  • Catering: todos los menús que se dan tanto a marcas colaboradoras como otro tipo de entidades y público.
  • Merchansing: es una fuente de ingresos pero también un gasto de producción.
  • Revista: impresión de la misma.
  • Logística: para el traslado de todo el material requerido.

Como en Freak Wars no hay nada escrito también tenemos una pequeña partida del presupuesto asociada a imprevistos de última hora que siempre surgen.

Freak Wars 2022

Tras Freak Wars online 2021, tenemos un pequeño gran reto entre manos: hacer posible FW22. No es un desafío fácil, pero como ya sabemos en Freak Wars casi nada es fácil y estamos seguros que lo vamos a conseguir.

Los gastos previstos para FW2022 se dividen de la siguiente forma:

En total, hemos calculado que estamos hablando de unos 80.000 euros que necesitamos reunir antes de la celebración del evento. Un montante para el que, si no tenemos ninguna subvención, tendremos que tirar de las entradas de pago, como ya os anunciamos.

Seguimos trabajando para volver a vernos las caras y esperamos que pueda ser en una edición presencial donde volvamos a disfrutar como siempre. ¡Confiamos en ello!