Transparencia

Freak Wars es un evento gratuito, benéfico y sin ánimo de lucro, motivos por los que creemos que debemos ser lo más transparentes posible en el apartado económico.

Para ello hemos elaborado este documento en el que podéis ver en qué nos gastamos el dinero, de dónde lo obtenemos, cuál es la diferencia entre gastos e ingresos, y cuál es la situación. Todo ello recalcando las actividades que se realizan sin compensación económica alguna.

LO MÁS IMPORTANTE: Freak Wars 2019 va a ser una realidad con toda certeza pese a que a continuación podáis ver las dificultades económicas que entrañan el proyecto. 

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Actividades no remuneradas

Son las actividades que se realizan y que no tienen cobertura económica. Y es que puede parecer algo sin importancia pero son la base organizativa de Freak Wars. Estas son dichas actividades:

  • Prototipado del evento: Tarea que realizamos con un año de antelación y donde dimensionamos las zonas de stands, torneos, ponencias, etc.
  • Producción del evento: Tarea diaria en la que se gestionan y concretan todos los aspectos del evento. Esto es convertir lo prototipado en algo concreto y cerrado. También conlleva la comunicación y negociación con Ayuntamiento y Madrid Destino.
  • Marketing y prensa: Son todas las tareas de promoción en redes sociales y también con prensa. 
  • Factor social: Se trata de la gestión con otras entidades sociales y búsqueda de iniciativas benéficas.
  • Logística: Consiste en conocer y evaluar las condiciones técnicas del recinto, elaboración del plano, contratación de mobiliario, diseño de instalación eléctrica, etc. Además se realiza la posterior revisión y se realiza el papeleo necesario como es el boletín eléctrico.
  • Voluntariado: Se trata de la búsqueda y coordinación de voluntarios. Conlleva también la planificación durante el evento.
  • Comercial: Es la inmensa labor de encontrar entidades para cubir la zona comercial, encontrar patrocinios y colaboraciones. Se trata de un trabajo diario y es el más complicado de todos.
  • Juego organizado: Otra tarea casi diaria que consiste en encontrar torneos, organizarlos y coordinarlos.
  • Concursos: Conlleva la coordinación y organización de concursos así como la gestión de los jueces.
  • Diseño: La tarea de realizar toda la cartelería, flyers, revista, etc.
  • Ponencias: Conlleva la gestión de todas las ponencias, cursos, talleres, etc que se realizan, ajustando las horas, zonas, jueces, etc.
  • IT: Se trata del desarrollo de la página web, gestión de inscripciones, etc.
  • Stands benéficos, asociaciones y medios: Durante el evento todos estos tipos de stands tienen su espacio, mobiliario y electricidad de forma gratuita. Esto lo hacemos para potenciar el hobby y apoyar a entidades sociales.

Todas estas tareas las realizamos las 6-7 personas que trabajamos día a día en Freak Wars, junto con otras seis personas que nos dan un apoyo habitual y que no percibimos ningún tipo de pago ni económico ni tampoco en especia. Durante el evento, el voluntariado hace también un fabuloso trabajo sin remuneración.

¿Qué consideramos que recibimos a cambio? Simple y llanamente la satisfacción de ver el evento funcionando, de ayudar al hobby y a todas las entidades que lo rodean, y de ver cómo un hobby sano y social es posible. Además, el poder realizar una aportación benéfica a entidades sociales hace todo el esfuerzo tenga una doble compensación.

Gastos

Este es el listado de gastos. En él se puede observar cómo la mayoría del presupuesto sirve para pagar a Madrid Destino todos los servicios que nos obligan a contratarles. Eso sí, hay que decir que gracias al inmenso trabajo del Ayuntamiento, liderado por Carmena en su momento, hemos tenido un descuento que ha sido clave para hacer realidad el evento en el Pabellón de Cristal. También, hay muchos gastos que no aparecen porque los realiza el propio equipo, como son los certificados técnicos, u otros que están recortados gracias a los pagos en especia de ciertas marcas, como merchandising o trofeos.

Ingresos

Este es el listado de ingresos de Freak Wars. La mayor fuente de ingresos viene de los stands y de la venta de merchandising (que puedes adquirir desde aquí). Ni más ni menos. Una vez conozcamos el importe total de las donaciones, que de momento son de unos 30€, pondremos la cantidad total.

Gastos vs Ingresos

Como se puede ver, tras el esfuerzo de búsqueda de empresas que adquieran stands, junto con lo que esperamos obtener con el merchandising, vemos que no se llega a cubrir el coste del evento. De hecho, a día de hoy el evento es deficitario. Esperemos que se cierre algún stand más y que las donaciones (se puede apoyar desde aquí) sirvan para terminar de cubrir el coste.

Una vez cubiertos los gastos, como evento sin ánimo de lucro y solidario, el resto de ingresos que se generen irán a parar a las entidades sociales en forma de donativo.

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Conclusión

En conclusión, como podéis ver, gestionar un evento como este es como vivir en una continua montaña rusa de emociones. Un día parece que va todo bien, y al siguiente parece que va a ser imposible realizar el evento, por ejemplo con las múltiples veces que se varían los precios. Aunque inicialmente el coste del evento sea de 36.000€, en un principio se valoraron 24.000€.

Por lo tanto, llegados a este punto nos planteamos ¿y el año que viene qué?. Pues es una verdadera incógnita. De momento, estamos luchando porque Freak Wars 2019 sea un éxito. Lo próximo, lo veremos pero lo que está claro es que la palabra "crecer" va directamente ligada a "aumento de coste", y esto nos lleva a otra pregunta: ¿qué magnitud de coste puede soportar la comunidad del wargame?, aquí es donde entran en juego de lleno las donaciones y la ayuda del ayuntamiento, de todos modos el año que viene intentaremos tener respuesta.

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