INTRODUCCIÓN
Con el fin de ser fiel a la transparencia del evento, aquí la normativa de participación que deben conocer las entidades a la hora de colaborar con Freak Wars..
Cualquier cuestión no dudéis en escribir a la organización y preguntar:
CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN EN FREAK WARS
1. CONDUCTA Y CONVIVENCIA
1.1. Respeto General: Se exige un comportamiento respetuoso hacia asistentes, expositores, trabajadores, voluntarios y organización.
1.2. Protocolos: Es de obligado cumplimiento el protocolo de No Discriminación y el respeto a la normativa sanitaria vigente de la CAM.
1.3. Manual del Colaborador: Con el fin de facilitar la información logística del evento, se proporcionará este documento unas semanas previas a la cita.
1.4. Incumplimientos: Cualquier falta de conducta será valorada por la organización, pudiendo suponer la expulsión inmediata y/o la exclusión en futuras ediciones.
2. USO DEL ESPACIO Y RECINTO
2.1. Ubicación: La asignación del espacio es competencia exclusiva de la organización, que buscará el mayor beneficio para el conjunto del evento y procurando garantizar que no se actúe en perjuicio de nadie, velando siempre por una visibilidad y flujo de público óptimos
2.2. Acceso al Stand: El acceso al interior debe ser por su propio espacio asignado, sin usar el de parcelas vecinas salvo pacto previo.
2.3. Zonas Comunes: No se permite invadir pasillos ni zonas comunes. Estos deben quedar libres de material para garantizar la circulación y seguridad.
2.4. Daños: Cualquier daño al material cedido o a las instalaciones del recinto supondrá una multa que abonará íntegramente la entidad responsable.
3. DISEÑO DE STANDS (NORMATIVA TÉCNICA)
3.1. Aprobación: El diseño debe enviarse antes del 31 de julio para su aprobación.
3.2. Alturas Máximas: Se prohíbe rebasar los 3,40 m en techo bajo y los 2,90 m en cercanías de pilares.
3.3. Restricciones: Prohibido el uso de materiales altamente inflamables, gases tóxicos o que generen malos olores.
3.4. Tarimas y Desniveles:
- Tarimas de más de 19 mm requieren rampa de al menos 1,00 metro de ancho.
- Desniveles de más de 50 cm requieren barandilla de 95 cm.
- Desniveles de menos de 50 cm requieren señalización mediante diferenciación visual.
3.5. Estructuras Complejas (>3m): Requieren planos, estabilidad e informe del montador. Según la complejidad, se exigirá certificado visado por Colegio Profesional o Declaración Responsable.
3.6. Textiles: Carpas y textiles deben resistir vientos de 100 Km/h y tener certificación de resistencia al fuego M2. Solo podrán instalarse en el exterior con previa aprobación.
4. LOGÍSTICA DE MONTAJE Y DESMONTAJE
4.1. Horarios de Montaje:
- Jueves 5 de septiembre: De 17:00h a 21:00h (Casos especiales y stands Platino, Oro y Plata).
- Viernes 6 de septiembre: De 10:00h a 22:00h (Montaje general).
4.2. Preparación de Áreas de Torneo: Los organizadores de torneos deben realizar el montaje y preparación de sus áreas el viernes (dentro del horario de montaje) o el sábado de 20:30h a 22:00h. El área debe estar operativa a las 09:00h del sábado y del domingo respectivamente.
4.3. Horarios de Desmontaje:
- Domingo 8 de septiembre: De 18:30h a 21:00h (Una vez desalojado el público).
- Lunes 9 de septiembre: De 09:00h a 15:00h (Cierre definitivo de recogida).
4.4. Condiciones de Recogida: Se permite empaquetar material propio discretamente desde las 17:30h del domingo dentro del stand. El mobiliario facilitado debe dejarse totalmente desmontado y en el espacio asignado.
4.5. Sanción Madrid Destino: Todo material no retirado en plazo será gestionado por Madrid Destino, emitiendo la factura directamente a la entidad infractora.
5. GESTIÓN DE VEHÍCULOS Y PARKING
5.1. Zonas de Carga y Descarga: Existen zonas específicas para las respectivas plantas. Su uso es exclusivo para descarga inmediata; una vez finalizada, el vehículo debe ser retirado obligatoriamente.
5.2. Parking de Pinos: Es gratuito durante el montaje y desmontaje. Su acceso está sujeto a que la Policía Local no corte la entrada por motivos de seguridad. Se solicita desalojar el vehículo en cuanto sea posible para facilitar la rotación.
5.3. Parking de Bancadas (Contratación): Entidades con reserva dispondrán de plaza en el Parking de Bancadas (lado del Pabellón).
- Medidas: 4,5 x 2,5 metros.
- Uso: Estancia fija durante el horario del evento.
- La organización solicitará los datos de los vehículos (matrícula y modelo) mediante un formulario específico. Para vehículos de alquiler se procederá a dar instrucciones para su gestión. Es obligatoria la cumplimentación del formulario para cualquier acceso.
5.4. Pernocta: No autorizada sin previo aviso a la organización y el correspondiente abono de la tasa.
5.5. Normativa del Recinto y Sanciones: El estacionamiento sin autorización o fuera de las zonas indicadas faculta a la Policía Local para la retirada del vehículo mediante grúa y la imposición de la denuncia correspondiente, siguiendo la normativa vigente del recinto.
6. OPERATIVA DURANTE EL EVENTO
6.1. Horarios Generales:
- Acceso Stands: A partir de las 08:30h. Este tiempo está destinado exclusivamente a la puesta a punto, detalles finales y reposición de material.
- Prohibición de Montaje: Queda terminantemente prohibido realizar labores de montaje estructural o de gran envergadura durante las jornadas una vez abierto al público. El stand debe haber sido montado íntegramente en las ventanas de jueves o viernes.
- Apertura a Público con entrada de Acceso Anticipado / Torneos: 09:00h.
- Apertura Público General: 10:00h.
- Cierre de Jornada: Sábado 20:30h / Domingo 18:00h.
6.2. Sanción por Incumplimiento Horario: No cumplir los horarios implica un recargo del 10% en la próxima edición en la que se participe.
7. POLÍTICA COMERCIAL Y FISCAL
7.1. Tarifas y Validez: Todos los precios son sin IVA. Las tarifas estándar son válidas hasta el 30 de abril. Desde el 1 de mayo, incremento del 20%, salvo indicación de la organización.
7.2. Abono de Participación: Pago en 14 días desde la recepción del pedido. El impago conlleva la pérdida de la plaza y el paso a lista de espera, salvo indicación de la organización.
7.3. Licencias Impresión 3D: En caso de ser una marca de impresión 3D, es obligatorio facilitar a la organización el listado de licencias y su vigencia.
7.4. FreakCoins: Para que la organización pueda abonarlos, la marca adherida a esta iniciativa deberá presentar, tras el evento, una foto de los mismos mostrando su ID y una factura por la cantidad total en euros.
7.5. Cancelaciones: No se realizará ninguna devolución del pago salvo fuerza mayor debidamente justificada.
8. RESPONSABILIDAD Y SEGUROS
8.1. Personal: La entidad responde por las obligaciones laborales y de seguridad social de su personal.
8.2. Seguros: Obligatorio disponer de Seguro de Responsabilidad Civil. La organización no se hace responsable de accidentes, robos o daños, aunque velará en todo momento por evitarlos.
9. IMAGEN Y COMUNICACIÓN
9.1. Derechos de Imagen: Se autoriza la captación de fotos y vídeos publicitarios/periodísticos, salvo comunicación previa por escrito.
10. COLABORACIÓN Y EQUIPO HUMANO (OPCIONAL)
10.1. Colaboración Social: Freak Wars colabora con distintas ONGs. Se invita a las entidades a participar, por ejemplo, mediante donaciones al Banco de Alimentos de Madrid (comida no perecedera).
10.2. Equipo de Voluntariado: Se invita a colaborar con el equipo de voluntarios mediante la donación de productos o material promocional como agradecimiento a su labor.
11. ACEPTACIÓN DE CONDICIONES
11.1. Formalización: El acuerdo de colaboración se considera firmado y aceptado una vez se abone la cantidad del pedido del stand.
11.2. Vigencia: La participación implica la aceptación total de este contrato. El incumplimiento afectará a la valoración para futuras ediciones.