INTRODUCCIÓN
Con el fin de ser fiel a la transparencia del evento, aquí plasmamos los puntos importantes que deben conocer las entidades a la hora de colaborar con Freak Wars, tanto de participación como de montaje de espacios.
Cualquier duda no dudéis en escribir a la organización y preguntar.
CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN EN FREAK WARS
1. Se deberá cumplir en todo momento la normativa de convivencia y respeto hacia los compañeros y compañeras, así como hacia la organización. Será motivo de expulsión violar esta norma.
2. La ubicación del espacio asignado es competencia exclusiva de la organización, la cual tendrá presente los requerimientos apropiados y siguiendo las características indicadas.
3. Es de obligado cumplimiento las señalizaciones y la normativa de la organización, así cómo el protocolo de no discriminación.
4. La organización se reserva el derecho de realizar cualquier modificación con el fin del buen desarrollo de las jornadas, procurando que la parte afectada sea lo menos dañada posible.
5. Los horarios de esta edición serán los siguientes:
- Montaje (horarios finales en el manual del colaborador):
- Jueves 5 de 17:00h a 21:00h sujeto a stands platino, oro y plata. En caso de necesidad, consultar.
- Viernes 6 de 10:00h a 22:00h todos los stands. En caso de necesitar tiempo extra fuera de estas ventanas se tendrá que consultar con la organización, ya que implicaría un coste extra que repercutiría directamente sobre el stand.
Se recomienda que la entidad envíe todas sus dudas sobre el evento a la organización con la mayor antelación posible, ya que durante el montaje no garantizamos que se puedan resolver las circunstancias no avisadas previamente.
La organización dispondrá a la entidad de su espacio delimitado con cinta en el suelo (salvo que lleve moqueta) y su mobiliario desmontado. Ese mismo mobiliario tendrá que dejarse desmontado durante el desmontaje.
El stand deberá estar listo y montado antes de las 9:00h del sábado 7. - Horario general del evento:
- Sábado 7 de septiembre, de 10:00h a 20:30h (Nave central) / Torneos hasta las 21h (Carpa torneos)
- Domingo 8 de septiembre, de 10:00h a 17:00h / Torneos hasta las 18h (Carpa torneos)
- Horario acceso anticipado (público): 9:00h a 10:00h
- Horario acceso a colaboradores: 8:30h
- Los torneos podrán empezar a las 9:00h con el fin de un correcto desarrollo de los mismos. El área de torneos estará vigilada por la organización para que los asistentes no puedan bajar a la zona comercial antes de las 9.15h solo por causas justificadas.
- Desmontaje: Domingo 8 de 18:00h a 21:00h y Lunes 9 de 9h a 15h. No se podrá comenzar la recogida del stand hasta que el último asistente haya salido de la planta. No cumplir este requisito será un punto a valorar para la participación del stand en futuras ediciones. No recoger en el plazo marcado hará que su mercancía se quede en la calle. Lo que sí se permitirá será poder comenzar a empaquetar el material del propio stand desde las 16:00h del domingo en cualquiera de las plantas.
- Calculamos que el vaciado total de asistentes será, en la Nave Central, aproximadamente sobre las 17:30h del domingo, ya que el cierre oficial aquí es hasta las 17h; Y en la carpa de torneos, calculamos que será aproximadamente sobre las 18.30h, ya que su apertura es hasta las 18h del domingo.
- Durante el montaje y desmontaje, pedimos que el material no entorpezca los pasillos para facilitar el poder moverse fácilmente al resto de compañeros y compañeras. En caso de necesidad, hay que dejarlos pegados al propio stand, procurando dejar buena parte del pasillo libre.
6. El parking de La Nave estará disponible libremente para el montaje. No obstante procuraremos habilitar el portón trasero para acceso de mercancías más grandes. La utilización del parking para el Sábado y el Domingo (durante el evento) está en negociación y avisaremos lo antes posible sobre su uso. Se deberán cumplir de forma estricta los horarios de acceso y retirada de vehículos y seguir el orden de acceso que se indique desde la organización. Si se deja el coche estacionado fuera del horario en este parking, se podrá poner una sanción que vendrá determinada por el recinto y/o Policía Local y tendrá que ser resuelta por la entidad encargada del coche.
7. El acceso al interior de los stands deberá ser por su propio espacio asignado, no pudiendo usar el acceso de parcelas vecinas, salvo que previamente lo hayan pactado.
8. En caso de disponer un espacio asignado a la entidad deberá cumplir con las medidas de seguridad indicadas en el documento de información básico. La organización se reserva el derecho a evaluar dicho espacio y restringir aquello que no considere seguro para el público según la normativa vigente. Se seguirán las pautas del Diseño de Stands que se encuentra más abajo.
9. Cualquier daño que se produzca en el material cedido a la entidad o al recinto supondrá una multa que tendrá que abonar íntegramente la entidad que lo haya usado.
10. En caso de organizar un torneo pedimos encarecidamente que todos los organizadores monten y preparen lo necesario el día de antes, siendo el viernes 6 o el sábado 7 de 20:30h a 22:00h. También tener disponibles los emparejamientos el día de antes con el fin de agilizar la primera ronda.
11. Unos días antes del evento, la organización proporcionará el documento llamado Manual del Colaborador con información básica sobre el montaje, desmontaje, protocolos y recomendaciones, con el fin de ayudar y facilitar en todo lo posible la asistencia al evento.
12. En caso de que la entidad se caiga de la cita no se le devolverá el pago salvo causas de fuerza mayor y razonables.
13. Durante el evento se realizarán vídeos y fotografías que se podrán utilizar con fines periodísticos y publicitarios de cara a la difusión del evento o a documentos del evento. En caso de no querer salir en los mismos, se deberá avisar a la organización previamente y de forma escrita.
14. Cada entidad es responsable de las personas que trabajen con y para ella además de su espacio. La organización de Freak Wars no se hace responsable en caso de accidente.
15. Todos los productos que se vendan deberán ser legales. En caso de que la empresa venda impresiones 3D que necesiten licencia, la empresa deberá comunicar cuáles son estas y la vigencia de las mismas a la organización.
16. Durante el horario del evento, cada entidad es responsable de su stand y la organización no se hace responsable de ningún robo si el stand no está atendido. Igualmente existe seguridad, voluntarios y organizadores que estarán el evento velando por el correcto funcionamiento.
17. La presencia en la web, revista, RRSS, newsletters y cartelería, requiere el envío de información por parte de la entidad en un plazo máximo. En caso de no recibirlo la entidad no dispondrá de dichas presencias y NO se podrá canjear para otras ediciones.
18. El incumplimiento de los puntos anteriores implica una falta cuya gravedad será valorada por la organización y se tendrá en cuenta para futuras ediciones.
19. Freak Wars participa con varias ONGs y asociaciones con fines sociales. Nos gustaría que, en la medida de lo posible, las entidades colaboren a su favor. Este apartado es totalmente opcional.
DISEÑO DE STANDS
1. El diseño del stand deberá enviarse como muy tarde antes del 31 de Julio inclusive y deberá ser aprobado por la organización, pudiéndose requerir por parte de la organización el cumplimiento de normativa técnica de las instalaciones no listada en este acuerdo.
2. El stand deberá limitarse a la superficie, altura máxima de 3'5m (en caso de poder rebasarla hay consultar a la organización) y tamaños indicados por la organización no pudiendo rebasar sus límites en ningún momento. En caso de montar un espacio complejo estructuralmente se deberán pedir las medidas máximas de montaje.
3. No se permitirá el uso de elementos altamente inflamables ni gases tóxicos o que generen malos olores.
4. Los stands sobre tarima de altura superior a 19 mm deberá contar con una rampa con un ancho mínimo de 1,00 metro.
5. En caso de montaje de elementos y/o estructuras de más de 3,0 metros de altura, deberán presentarse por parte del montador, plano de planta, alzado y sección, debidamente acotados, así como breve descripción del sistema de montaje en cuanto a estabilidad y resistencia de dichos elementos con el fin de su aprobación específica. O, en su caso se requerirá proyecto del montaje. En cualquier caso se solicitará un informe del montador, acreditando la estabilidad y resistencia de las estructuras montadas.
6. Dependiendo de su complejidad estructural o elementos tales como rigging, será requerido un certificado o proyecto y una dirección de obra, realizada por técnico competente visada por su Colegio Profesional, o bien en su caso, declaración responsable del citado técnico según sea el tipo de elementos del stand.
7. Aquellos elementos que presenten alturas superiores a 50 cm. se protegerán mediante barandilla, al menos de 95 cms. Los desniveles inferiores a los 50 cms., se señalizarán convenientemente mediante diferenciación visual.
8. Las carpas y elementos textiles deberán tener una resistencia al viento de al menos 100 Km/h y resistencia al fuego en paredes y techo M2. Estos elementos, deberán presentar certificado de técnico competente, donde se analice convenientemente la resistencia al viento y de la propia estructura, visado por Colegio Profesional, o con Declaración Responsable.
9. Las empresas que realicen trabajos para los expositores o sus contratados deberán tener asegurado a su personal contra accidentes, así como cubrir los seguros sociales, impuestos y demás obligaciones laborales y fiscales previstas en la legislación vigente así como seguro de responsabilidad civil.
10. Todo expositor deberá hacerse cargo del montaje, desmontaje y retirada de elementos de su stand.
11. NO se podrá pasar por encima de la zona de suelo de madera con transpalé.
12. En caso de utilizar las columnas para poner decoración, se DEBERÁ usar cinta de carrocero previamente, que se usará como protección de la misma.